Focus : La galette des rois, un outil pour clarifier les responsabilités de chacun

La galette des rois, vous connaissez ? Il ne s’agit pas du dessert que l’on déguste habituellement en début d’année, quoi que…

Vous êtes amenés à gérer un projet ou à y contribuer, à manager une équipe ou à faire partie d’une équipe ? Ce témoignage pourrait bien faire écho pour vous.

Il y a plusieurs années de cela, j’étais chef de projet au sein d’un gros organisme de formation, et à ce titre, j’avais un portefeuille client à gérer, sous la responsabilité de ma responsable, que nous appellerons Léa.

Un jour, je rentre dans son bureau, toute fière d’avoir contractualisé un beau projet de formation avec un client, et elle m’annonce, un peu embêtée, que les rôles et responsabilités n’étaient peut-être pas tout à fait clairs. Elle dessine sous mes yeux un schéma qui ressemblait à peu de choses près à cela :

Léa m’explique qu’en annonçant au client un accord de principe pour ce projet de formation, j’avais pris une décision en autonomie, alors qu’elle aurait préféré que l’on en discute avant… En effet, je n’avais pas connaissance de tout l’historique avec ce client, avec qui certains projets avaient été difficiles à gérer par le passé.

Depuis, lorsque nous accompagnons des managers, des chefs de projets ou des équipes, nous leur posons la question : est ce que le partage des responsabilités est bien clair pour tout le monde ?

Ce qui relève du prescrit, ce sont par exemple les normes, les impondérables, les décisions prises en amont, qui ne se discutent, à priori, pas. Il nous semble important que ces éléments soient clairs, en particulier lorsque l’on cherche à mettre en place un mode de management participatif. Comment inciter les personnes à prendre leurs responsabilités si elles n’ont pas une vision claire du cahier des charges ?

Ce qui relève du co-construit, ce sont les échanges que l’on peut avoir avec son responsable, ou un chef de projet, pour trouver ensemble des idées, des pistes, des solutions.

Attention à bien distinguer ce qui est co-construit (on réfléchit ensemble), de ce qui est co-décidé, ou l’on décide ensemble. Un manager peut très bien, dans certaines circonstances, lancer une réflexion commune, puis prendre la décision seul de ce qui sera fait, ou inversement. Si le mode de prise de décision est bien clair dès le début cela peut être compris, sinon cela risque d’être la casse…

Enfin, ce qui relève de l’autonomie, c’est ce que la personne peut mettre en œuvre par elle-même, sans qu’un responsable n’aie besoin d’intervenir : une délégation. Celle-ci sera beaucoup plus efficace et confortable si les deux autres dimensions ont été précisées en amont.

Bien souvent, la distinction entre ce qui relève de chacune de ces dimensions est floue, ce qui peut amener au syndrome de la galette des rois : lorsque la fève (la mission à accomplir) se trouve à cheval entre deux parts, bref, lorsque les rôles et responsabilités de chacun ne sont pas clairement établies.

Et vous, elle en est ou votre galette des rois ?